8 Etika dalam Meeting Online yang Wajib Diterapkan

Merebaknya virus corona sejak awal Maret 2020 tahun lalu membuat rutinitas berubah drastis. Salah satunya adalah pola bekerja. Hampir semua kegiatan kantor banyak yang dilakukan dari rumah, seperti bekerja dan rapat.

Bagi sebagian orang, work from home dianggap lebih nyaman. Terhindar dari kemacetan, sekaligus menjaga diri dari terpapar virus.

Tantangan work from home yang kemudian disadari adalah bagaimana menyesuaikan diri berkomunikasi jarak jauh untuk hampir semua kegiatan pekerjaan, termasuk diantaranya rapat atau meeting.

Dalam situasi normal kita bisa bertemu langsung dan berada dalam satu ruangan dengan sesama peserta rapat, semua berpakaian rapi, siap sedia untuk rapat yang ada di depan mata.

Namun dengan adanya pandemi ini, semua harus menyesuaikan dengan rapat gaya baru melalui daring dengan zoom, gmeet, webex atau sejenisnya.

Ada hal yang kemudian terlupakan karena merasa tidak bertemu langsung, peserta meeting bersikap lebih santuy padahal selayaknya rapat tatap muka, meeting online pun memiliki etika yang serupa. Apakah itu?

Perhatikan pakaian & tempat

Walaupun diadakan secara daring atau online, bukan berarti kita juga bisa berpenampilan seenaknya saat mengikuti meeting online ini sepert tidak mandi, wajah masih sayu (muka bantal, banyak orang menyebutnya begitu), atau pakai daster.

Menjaga penampilan saat meeting online adalah tanda bahwa kita menghargai rapat yang sedang berlangsung dan menghargai peserta rapat yang hadir.

Selain itu, penampilan yang baik juga akan membangkitkan mood dan meningkatkan performa kita saat meeting. Gunakan pakaian yang pantas dan rapi selayaknya digunakan saat rapat tatap muka.

Selain pakaian, pilih tempat meeting yang tenang. Pastikan di belakang kita tidak ada orang yang lalu-lalang, keluar masuk, atau sibuk melakukan sesuatu, atau gunakan virtual background.

Tempat yang tenang juga termasuk tidak ada suara berisik, hal ini agar tidak mengganggu konsentrasi semua peserta meeting.

Be on time

Jika kita tiba tepat waktu saat rapat tatap muka, maka demikian pula saat meeting online. Bahkan sebaiknya kita siap 15 menit sebelum waktu yang telah ditetapkan untuk mengecek segala sesuatunya dengan tenang, baik bahan meeting, mikrofon dan speaker maupun jaringan internet.

Jika terdapat kendala, kita dapat lebih tenang mengantisipasinya karena masih ada waktu sebelum rapat dimulai.

Keuntungan lain join meeting tepat waktu adalah kita dapat menyimak informasi rapat sejak awal, tidak akan menggangg peserta rapat lain serta pembicara rapat tidak perlu mengulang apa yang sudah disampaikan.

Aktifkan video

Suasana rapat tentu akan lebih menyenangkan jika kita bisa ‘bertemu’ satu sama lain. Mengaktifkan video akan membuat kita merasa berada dalam satu ruangan yang sama dengan peserta meeting yang lain.

Dengan merasa berada dalam satu ruangan, maka kita akan lebih merasa nyaman saat harus berdiskusi atau menyampaikan pendapat. Hal itu juga menunjukkan bahwa kita serius mengikuti rapat tersebut.

Sebaliknya, jika tidak mengaktifkan video, hal itu akan mendorong kita untuk melakukan hal-hal lain yang tidak berhubungan dengan rapat. Artinya, kita tidak serius mengikuti rapat tersebut. Kalau kita tidak serius, maka bisa jadi ada hal-hal penting yang missed, sehingga bisa mengganggu pekerjaan kita.

Matikan mikrofon saat sedang tidak berbicara

Saat meeting online, ada kemungkinan para pesertanya juga akan berbicara dengan orang lain, di luar para peserta meeting itu sendiri. Mungkin dengan anggota keluarganya yang saat itu sama-sama ada di rumah, atau dengan yang lainnya.

Jika hal itu sampai terpaksa terjadi, maka tentu saja suaranya bisa terdengar oleh peserta meeting, dan itu sangat mengganggu.

Bisa juga peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan mengomentari perkataan peserta meeting yang sedang berbicara, atau memotong pembicaraannya. Hal itu juga akan mengganggu jalannya rapat.

Kita harus memberikan kesempatan pada rekan kita untuk berbicara. Kalau lebih dari satu orang yang berbicara dalam waktu yang bersamaan, maka kita akan kesulitan untuk mendengar apa yang dikatakan oleh masing-masing orang.

Jadi, sebaiknya matikan mikrofon di gadget kita yang digunakan untuk meeting online tersebut, saat kita sedang tidak berbicara. Nyalakan mikrofon itu saat giliran kita untuk berbicara tiba.

Hindari makan dan minum

Memang pada saat rapat tatap muka ada perusahaan yang menyajikan snack dan minum agar peserta rapat tidak bosan.

Namun hal ini tidak dapat diterapkan pada meeting online kantor.

Meeting secara online membuat kita harus memberikan fokus ekstra pada layar komputer. Jika meeting sambil makan, maka fokus terhadap meeting akan hilang.

Jika pun ingin minum, batasi minum hanya minum air putih saja dan siapkan dalam tumbler sebelum meeting dimulai.

Jangan tinggalkan layar komputer untuk mengambil camilan atau minum. Jika saat itu nama kita dipanggil, kita yang akan malu karena ketahuan tidak menyimak.

Sebaiknya, sebelum meeting berlangsung, cukupkan dengan makan dan minum. Tidak terlalu kenyang namun perut cukup terisi. Makan terlalu kenyang akan membuat kita mengantuk.

Lain halnya jika memang memiliki masalah kesehatan yang mewajibkan kita untuk makan dan minum saat meeting berlangsung. Makan dan minumlah seperlunya, sambal sebelumnya minta izin kepada pimpinan rapat.

Dapatkan: Panduan Lengkap Tutorial Zoom Meeting Online gratis, di sini.

Jangan multitasking

Meeting online memang bisa jadi godaan untuk meeting sambal melakukan hal-hal lain. Misalnya membaca dan mengirim e-mail, mengerjakan tugas atau pekerjaan yang belum selesai, atau chatting.

Itu sangat tidak baik, karena menunjukkan bahwa perhatian kita tidak sepenuhnya tertuju pada meeting.

Oleh karena itu, kalau masih ada tugas yang belum dikerjakan atau e-mail yang harus dikirimkan, lakukan sebelum atau sesudah meeting selesai.

Kalau kita terlihat sibuk sendiri, maka orang lain yang sedang ikut meeting bersama kita akan merasa tidak penting.

So, hargailah sesama peserta meeting dengan tidak sibuk sendiri melakukan pekerjaan selain yang berhubungan dengan meeting yang sedang berlangsung.

Tidak memotong pembicaraan orang lain

Saat ada rekan kita yang sedang menyampaikan pendapatnya saat meeting, mungkin saja kita tergoda untuk memotong pembicaraannya.

Hal itu sangat tidak sopan. Biarkan rekan kita itu menyelesaikan pembicaraannya dulu. Jangan langsung memotong kalau dia belum selesai berbicara.

Kalau kita memotong pembicaraan orang lain saat meeting, maka apa yang dia katakan akan jadi tidak jelas. Orang lain juga tidak akan jelas mengerti apa yang kita katakan. Baik orang yang kita potong pembicaraannya, maupun kita sendiri, akan rugi.

Jadi, hindari menyela atau memotong pembicaraan orang lain. Tunggu dulu sampai dia selesai bicara, barulah kita bisa mengajukan diri untuk menanggapinya atau berkomentar.

Minta izin jika terpaksa meninggalkan meeting

Kadangkala ditengah rapat yang Panjang, bisa jadi break time mundur waktunya akibat pembicara rapat belum menyelesaikan pemaparannya.

Bagaimana jika ini terjadi dan kita ingin ke toilet? Informasikan melalui chat kepada pimpinan rapat.

Atau jika kita memang punya agenda lain yang tidak dapat dibatalkan, jangan meninggalkan rapat dengan diam-diam.

Mintalah izin kepada pimpinan rapat. Katakan padanya bahwa memang ada urusan mendesak yang harus dilakukan, sehingga kita terpaksa meninggalkan rapat terlebih dulu dari rekan lainnya.

Seandainya tidak mungkin untuk mengatakannya secara langsung, kita bisa menyampaikannya via kolom chat yang ada di aplikasi meeting online.(*)

Dapatkan free Panduan Lengkap Tutorial ZOOM Meeting (PDF) di sini.

Untuk template gratis, klik gambar dibawah ini.